TIẾN TRÌNH NGANG - TIẾN TRÌNH DỌC VÀ MẠCH MÁU THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP

Nếu coi một doanh nghiệp là một cơ thể sống. Trong cơ thể ấy, Ban lãnh đạo đóng vai trò như bộ não - trung tâm điều khiển, các phòng, ban, đơn vị là các cơ quan, còn nhân sự là từng tế bào. Để tất cả những bộ phận đó vận hành đồng bộ và khỏe mạnh, thứ quan trọng nhất không phải là số lượng người, không phải là máy móc hay công nghệ, mà là dòng chảy thông tin - giống như dòng máu nuôi sống toàn bộ cơ thể. Nếu dòng máu bị nghẽn, tim vẫn đập nhưng cơ thể sẽ suy kiệt. Doanh nghiệp cũng vậy: nếu thông tin bị tắc, dù lãnh đạo có giỏi, nhân viên có đông, tổ chức vẫn rơi vào trì trệ và khủng hoảng.

Trong một doanh nghiệp hiện đại, thông tin vận hành theo hai trục chính: tiến trình dọc và tiến trình ngang.

Tiến trình dọc là dòng chảy theo cấp bậc: từ ban lãnh đạo cấp cao xuống lãnh đạo cấp trung, từ Tổng giám đốc xuống các phòng, ban, đơn vị, từ phòng xuống các nhóm, từ nhóm tới từng nhân viên…và ngược lại thông qua báo cáo, thông tin được phản hồi trở lại tới Lãnh đạo. Đây là trục tạo nên kỷ luật, quyền lực và trách nhiệm. Nó giống như những động mạch lớn đưa máu từ tim đi nuôi các cơ quan trọng yếu hay giống như thông tin từ bộ não chuyển đến các cơ quan trong cơ thể. Nhờ tiến trình dọc, doanh nghiệp biết mình đang đi đâu, ai chịu trách nhiệm, ai được quyền quyết định, và kết quả đang như thế nào.

Ví dụ, khi Tổng giám đốc ban hành chỉ tiêu doanh cho từng đơn vị, chỉ tiêu đó đi xuống Giám đốc bán hàng, rồi tới từng quản lý vùng lãnh thổ, cuối cùng là từng nhân viên bán hàng. Cuối tháng, số liệu bán hàng lại đi ngược lên, giúp ban lãnh đạo nhìn thấy toàn cảnh. Nếu dòng chảy này rõ ràng, lãnh đạo không bị “mù số liệu”, còn nhân viên không bị “mù mục tiêu”.

Tuy nhiên, một doanh nghiệp chỉ có tiến trình dọc mà thiếu tiến trình ngang thì vẫn là một cơ thể ốm yếu. Tiến trình ngang là dòng chảy thông tin giữa các bộ phận ngang cấp: giữa Marketing và Sales, giữa Sales và Kho vận, giữa Kế toán và Kinh doanh, giữa IT và Vận hành, giữa các phòng, ban chuyên môn với các đơn vị kinh doanh… Nó không dựa trên quyền lực, mà dựa trên nhu cầu hoàn thành công việc.

Nếu tiến trình dọc là động mạch, thì tiến trình ngang chính là hệ mao mạch - những mạch nhỏ nhưng lan tỏa tới từng tế bào. Nhờ tiến trình ngang, công việc mới chạy trơn tru. Ví dụ, một chiến dịch tiêm chủng không thể thành công nếu Marketing quảng cáo mà Sales không nắm được thông điệp, Kho không chuẩn bị đủ vaccine, và Phòng tiêm không có lịch và con người. Khi thông tin ngang không thông, mỗi bộ phận làm tốt phần mình nhưng toàn hệ thống vẫn thất bại.

Đây chính là căn bệnh phổ biến của nhiều doanh nghiệp: lãnh đạo chỉ đạo rất mạnh, KPI rất rõ, nhưng các phòng ban hoạt động như những “ốc đảo”. Mỗi nơi giữ một phần thông tin, không chia sẻ, không kết nối. Kết quả là khách hàng bị ảnh hưởng, chi phí tăng, và nội bộ xung đột.

Bởi vậy, kênh thông tin trong doanh nghiệp không chỉ là email, Zalo, báo cáo hay phần mềm, mà là hệ tuần hoàn của toàn tổ chức. Nó mang theo “oxy” là chỉ đạo, “dinh dưỡng” là dữ liệu vận hành, và “tín hiệu thần kinh” là phản hồi từ thực tế. Khi hệ tuần hoàn này thông suốt, lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác, nhân viên hiểu rõ việc mình phải làm, các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, và khách hàng được phục vụ tốt. Doanh nghiệp vì thế mà tăng trưởng.

Ngược lại, khi thông tin bị “nghẽn”, “méo mó” hoặc “bị chặn lại” ở đâu đó, doanh nghiệp sẽ mắc bốn căn bệnh nguy hiểm: mù thông tin, loạn chỉ đạo, xung đột nội bộ và suy giảm năng lực cạnh tranh. Đó không khác gì một cơ thể bị tắc mạch: tim vẫn đập, nhưng các cơ quan bắt đầu hoại tử.

Một doanh nghiệp khỏe mạnh không phải là doanh nghiệp chỉ có lãnh đạo mạnh, mà là doanh nghiệp có tiến trình dọc rõ ràng và tiến trình ngang thông suốt. Lãnh đạo phải kiểm soát được tổ chức, nhưng thông tin phải được phép chảy tự do giữa các đơn vị, bộ phận để công việc diễn ra nhanh, chính xác đảm bảo yêu cầu và tốc độ.

Vì vậy, muốn doanh nghiệp phát triển bền vững, điều quan trọng nhất không phải là tuyển thêm người hay đầu tư thêm hệ thống, mà là phải khai thông mạch máu thông tin. Khi thông tin thông suốt, doanh nghiệp sẽ sống. Khi thông tin tắc nghẽn, doanh nghiệp sẽ suy yếu - dù bên ngoài vẫn có vẻ rất bận rộn và đông đúc.

Tất nhiên, hiện nay doanh nghiệp có nhiều kênh thông tin, nhiều công cụ để nắm bắt, cập nhật và xử lý kịp thời tuy nhiên trong thực tế vẫn cần có 1 kênh thông tin chính thống, thông suốt, minh bạch và có sự tham gia của tất cả nhân viên để tạo nên sự đồng nhất trong một bộ máy, một cơ thể, một doanh nghiệp mạnh, đoàn kết và phát triển bền vững.