“ÁP LỰC” TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Mỗi chúng đều biết “Áp lực” là yếu tố không thể tránh khỏi trong xã hội ngày nay nhất là áp lực trong công việc. Đối mặt với áp lực lớn trong công việc sẽ gây ra hiệu ứng tích cực và hiệu ứng tiêu cực tác động đến sức khoẻ tinh thần của mỗi nhân viên và cả của doanh nghiệp.

* Hiệu ứng tích cực: Áp lực tích cực trong doanh nghiệp là dạng áp lực có tác dụng thúc đẩy nhân viên/đơn vị phát triển, đổi mới hoặc đạt được mục tiêu cao hơn, đây là dạng áp lực có kiểm soát, không mang tính đe doạ hay tạo căng thẳng tiêu cực mà thay vào đó nó giúp cho nhân viên và đơn vị: Thúc đẩy hiệu suất làm việc; khuyến khích sáng tạo đổi mới; tăng cường sự tập trung; gắn kết đội ngũ; phát triển cá nhân và nghề nghiệp..

* Hiệu ứng tiêu cực: Áp lực tiêu cực trong doanh nghiệp là vấn đề phổ biến có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc, tinh thần nhân viên và sự phát triển bền vững của nhân viên/đơn vị và doanh nghiệp
Trong khuôn khổ thời lượng có hạn, bài viết tập trung đề cập và phân tích  “hiệu ứng tiêu cực” để từ đó giúp cá nhân/đơn vị/ doanh nghiệp dễ dàng nhận biết từ đó có giải pháp phù hợp, hiệu quả để biến “áp lực tiêu cực” thành “áp lực tích cực”

“Áp lực trong công việc”: là trạng thái căng thẳng về tinh thần và thể chất do những yêu cầu, đòi hỏi của công việc gây ra. Khi bị áp lực, nhân viên sẽ cảm thấy tâm trạng sa sút, khó khăn, mệt mỏi, mất tập trung, lo lắng, căng thẳng, mất hứng thú để hoàn thành công việc, dễ nổi nóng cũng như cáu gắt khi công việc diễn ra không thuận lợi, lâu ngày nhân viên sẽ không thể hoà hợp với đồng nghiệp, tự thu mình lại và tách biệt với tập thể…và xuất hiện những suy nghĩ muốn nhảy việc hay thay đổi nơi làm việc.
Thực tế cho thấy, áp lực công việc thường xuất hiện ở những nhân viên, LĐQL có trình độ, có năng lực được đánh giá cao hoặc giữ những vị trí công việc quan trọng, then chốt, mang tính quyết định cao, ảnh hưởng đến sự duy trì, hoạt động và phát triển của đơn vị, của doanh nghiệp. 

Việc xác định được nguyên nhân của áp lực công việc là gì sẽ giúp cho nhân viên, lãnh đạo quản lý đơn vị và doanh nghiệp nói chung có những biện pháp phù hợp để tránh những hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến Doanh nghiệp cũng như cá nhân.
Áp lực trong công việc thường xuất phát từ những nguyên nhân chính sau:

Khối lượng công việc quá tải: Khi khối lượng công việc quá lớn, nhân viên sẽ không có đủ thời gian cũng như năng lượng để hoàn thành nhiệm vụ một cách kịp thời và hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, thậm chí là kiệt sức. 

Deadline: thời hạn để hoàn thành công việc là yêu cầu bắt buộc khi giao việc, tuy nhiên việc giao deadline quá ngắn cũng tạo lên áp lực rất lớn đối với nhân viên

Môi trường làm việc “Toxic - độc hại”: Môi trường làm việc “Toxic” thường có những đặc điểm như:
- Mâu thuẫn nội bộ, mâu thuẫn giữa thành viên với thành viên, tranh cãi, cạnh tranh không lành mạnh hay đơn giản chỉ là bất đồng về quan điểm sống.
- Mâu thuẫn giữa thành viên và LĐQL trong việc phân công công việc không hợp lý, người nhiều người ít, thiên vị, chia thưởng không đều, trù dập, kìm hãm sự phát triển của nhân viên, giao việc không đúng người, đúng việc…
Làm việc trong môi trường độc hại có thể khiến các nhân viên cảm thấy bất an, lo lắng, thậm chí là bị tổn thương. 

Áp lực từ nhiều phía:
- Từ trên xuống: Trong công việc khi gặp phải LĐQL cấp trên quá khắt khe, đòi hỏi cao, hay thường xuyên đưa ra những lời phê bình, chỉ trích gay gắt nhân viên sẽ cảm thấy bị áp lực, stress. Bên cạnh đó, khi cấp trên, quản lý trực tiếp đặt ra kỳ vọng quá lớn cũng là một trong những nguyên nhân gây ra áp lực lớn cho nhân sự trong quá trình làm việc, nhất là đối với những bạn trẻ hoặc những người chưa hiểu rõ tính cách, con người cũng như phong cách lãnh đạo của quản lý
- Chiều ngang: Đối với các công việc phải vận hành theo hệ thống, kết quả làm việc của bộ phận này sẽ là đầu vào của bộ phận khác tạo thành 1 chuỗi liên tục.  Trong khi yêu cầu phải đảm bảo tính liên tục, tốc độ xử lý cao, tính đúng đủ…chỉ 1 mắt xích không hoàn thành hoặc sai sót lập tức ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả của bộ phận khác. Điều này cũng tạo nên áp lực cho các vị trí then chốt.
- Từ dưới lên: Trong 1 đơn vị/bộ phận hay 1 team làm việc bao giờ cũng có 1 người cầm cờ (trưởng nhóm), có khi trong team có thành viên vì lý do khác nhau mà không thể làm việc hoặc không hoàn thành công việc được giao, buộc những người còn lại phải “gánh” thay phần việc của người đó à cũng tạo nên áp lực

Áp lực do chính bản thân tự tạo ra:
Trong thực tế, có những trường hợp LĐQL/nhân viên tự gây áp lực cho chính bản thân mình, nguyên nhân do người đó bị hạn chế về trình độ, năng lực, kỹ năng, chưa biết xắp xếp công việc một cách khoa học hiệu quả, ý thức, thái độ, tinh thần làm việc kém, không làm việc cùng nhau, nhận việc nhưng không giao việc, không chủ động phối hợp với các thành viên khác để làm việc... dẫn đến công việc bị tồn đọng, hiệu quả làm việc thấp, không đảm bảo tiến độ... bị đốc thúc, nhắc nhở liên tục   

Thiếu nhân sự hoặc phân bổ nhân lực không hợp lý: Trong thực tế hoạt động và vận hành của một đơn vị/ doanh nghiệp có những vị trí việc làm, vị trí công việc được coi là chủ chốt, mang tính quyết định và có nhiều ảnh hưởng, tác động đến các đơn vị/ bộ phận hoặc cả hệ thống. Số lượng nhân sự thiếu hoặc phân bổ nhân lực không hợp lý của LĐQL đơn vị làm cho công việc bị dồn nén, tập trung vào những nhân sự chủ chốt, một người phải kiêm nhiều vai trò dẫn đến công việc bị quá tải à áp lực.

Thiếu chuyên nghiệp, không làm việc cùng nhau: Trong bất cứ công việc nào, yếu tố tạo nên thành công là sự đoàn kết, phối hợp, hỗ trợ, làm việc cùng nhau, tăng cường kết nối và chia sẻ. Nếu nhân viên không nhận được sự hỗ trợ từ đồng đội hoặc LĐQL cấp trên, các cá nhân/đơn vị không chia sẻ, hỗ trợ, không chủ động làm việc cùng nhau.. dẫn đến cảnh “cha chung không ai khóc”, “việc của chung, không phải của tôi” làm cho công việc bị đình trệ, tốc độ hoàn thành, kém hiệu quả…à tạo lên áp lực cho quản trị DN

Không đủ năng lực và thẩm quyền để xử lý công việc: Khi nhân viên không có đủ kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm để xử lý công việc hoặc khi nhân viên bị giao công việc vượt quá thẩm quyền, chức năng của mình hoặc có nguy cơ, rủi ro cao họ sẽ cảm thấy lo lắng, tự ti, thậm chí là sợ hãi. Nhân viên sẽ cảm thấy mình không thể đáp ứng được những yêu cầu của công việc dẫn đến tình trạng căng thẳng, mệt mỏi kéo dài.

Kỳ vọng về công việc quá lớn:  Đặt ra kỳ vọng quá lớn cho bản thân trong công việc cũng có thể gây ra những hệ luỵ tiêu cực cả về mặt cảm xúc lẫn hiệu quả công việc. Khi không thể hoàn thành những kỳ vọng quá lớn, bản thân sẽ cảm thấy thất vọng, chán nản và nghi ngờ về năng lực của bản thân, cá nhân sẽ dễ bị mất tập trung, hiệu quả công việc giảm sút.   

Tư duy cũ, đùn đẩy “áp lực” của mình cho người khác: Trong thực tế cũng có cá nhân có tư duy cũ, chậm đổi mới, ngại va chạm, sợ chịu trách nhiệm, kiến thức và kỹ năng hạn chế, tốc độ xử lý công việc chậm, chưa làm hết trách nhiệm của mình, bảo thủ, né tránh hoặc đùn đẩy công việc của mình cho người khác, đơn vị khác khiến cho công việc bị chồng chéo, không hiệu quả và gây mất đoàn kết nội bộ

GIẢI PHÁP GIẢM TẢI “ÁP LỰC” TRONG DOANH NGHIỆP

Mặc dù vấn đề “áp lực” trong quản trị gây ra một số tác động tiêu cực cho cá nhân và doanh nghiệp nhưng nếu không có “áp lực” thì không tạo nên sự phát triển, mỗi cá nhân nếu vượt qua được thử thách, chịu đựng được “áp lực” cao, nhân viên nào càng chịu được nhiều áp lực càng có cơ hội để trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình, đồng thời nhận được sự đánh giá và ghi nhận của LĐQL cấp trên giúp bản thân thành công và toả sáng. Mỗi đơn vị nếu vượt qua được “áp lực công việc”, “áp lực chỉ tiêu” thậm chí “tự tạo áp lực” cho đơn vị mình chắc chắn sẽ tạo nên được kỳ tích và thành công.

Vậy làm thế nào để hạn chế bớt tác dụng tiêu cực của “Áp lực” đồng thời biến “áp lực” thành “động lực” để phát triển cá nhân cũng như doanh nghiệp ?

1/ Xác định nguyên nhân dẫn đến áp lực công việc:
Áp lực công việc cũng giống như một căn bệnh, muốn chữa khỏi bệnh cần tìm ra nguyên nhân của nó. Vì vậy, để giải quyết hiệu quả khi nhân viên/đơn vị gặp áp lực trong công việc, cần xác định chính xác được nguyên nhân gây ra tình trạng đó, từ đó đề ra các giải pháp hiệu quả.

2/ Thiết lập kế hoạch làm việc hiệu quả
Xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả, khoa học sẽ giúp nhân viên/đơn vị quản lý thời gian và công việc tốt hơn từ đó giảm bớt áp lực. Khi lập kế hoạch cần lưu ý:
- Xác định rõ mục tiêu và những nhiệm vụ mà nhân viên/đơn vị cần thực hiện
- Phân chia công việc cho cá nhân nhân viên theo mức độ ưu tiên
- Xác định thời gian hoàn thành phù hợp cho từng công việc
- Dự phòng thời gian cho những tình huống phát sinh
- Tạo điều kiện để nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch, để họ có thể chủ động hơn trong việc quản lý công việc của mình

3/ Nâng cao kỹ năng xử lý công việc khó khăn
Khi nhân viên có kỹ năng xử lý công việc khó khăn tốt nhân viên sẽ dễ dàng giải quyết những vấn đề phát sinh trong công việc, từ đó giảm bớt áp lực. Để làm được việc này cần trang bị đầy đủ, kiến thức và tình huống cho nhân viên thông qua các khoá đào tạo, thảo luận, xử lý tình huống, workshop, coaching hay chia sẻ giữa LĐQL và nhân viên.

4/  Tạo cơ hội để nhân viên phản hồi, chia sẻ với cấp trên
- Khi nhân viên được lắng nghe, chia sẻ, họ sẽ cảm thấy được thấu hiểu, từ đó giảm bớt áp lực. LĐQL đơn vị nên tạo cơ hội cho nhân viên phản hồi, chia sẻ về những khó khăn, áp lực trong công việc và cuộc sống, đồng hành với nhân viên, hướng dẫn hỗ trợ nhân viên vượt qua giai đoạn khó khăn để họ hoàn thành công việc được tốt nhất vì họ hoàn thành tốt là kết quả chung của đơn vị tốt
- LĐQL khích lệ, động viên để các thành viên 3W (Work hard – Work better – Work together) làm việc chăm chỉ hơn, kết quả công việc cao hơn, tốt hơn và làm việc cùng nhau (teamwork)

5/ Xây dựng hệ thống đánh giá công việc rõ ràng và công bằng
- Xây dựng KPIs (chỉ tiêu hiệu quả trọng yếu) hợp lý, phù hợp với vị trí và năng lực của nhân viên
- Đánh giá đúng năng lực, sở trường, thế mạnh, điểm hạn chế của nhân viên để bố trí, xắp xếp công việc cho nhân viên, cần đảm bảo tính công bằng, điều phối công việc hiệu quả hợp lý, cần tránh giao quá nhiều việc cho nhân viên có năng lực còn nhân viên khác lại không có hoặc ít việc để làm
- Ghi nhận sự nỗ lực, cống hiến, chịu được áp lực của nhân viên để đánh giá đúng, thưởng công bằng.

6/ Cải thiện quy trình làm việc hiệu quả
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ tự động hoá thông qua các phần mềm điện tử, tốc độ xử lý nhanh, thông tin tới được nhiều người, nhiều bộ phận/đơn vị. Tối ưu hoá các công việc mang tính lặp lại
- Thường xuyên rà soát, điều chỉnh, bổ sung SOP, quy trình phối hợp giữa các khâu kết nối, các đơn vị/bộ phận để công việc được hiệu quả, tránh chồng chéo hoặc 3M (mất kết nối, mất tập trung, mất thanh khoản )

7/ Xây dựng Văn hoá doanh nghiệp tích cực
- Mỗi cá nhân/đơn vị cần hiểu rõ và đề cao 3N (Năng lực tìm giải pháp, năng lực thực thi và năng lực chịu trách nhiệm ); 3T (Think big - Think Different - Think Again) trong quá trình thực hiện công việc
- Biết cách từ chối và thiết lập giới hạn công việc là kỹ năng quan trọng trong cách vượt qua áp lực công việc và quản lý khối lượng công việc hiệu quả. Nhiều người thường có xu hướng nhận quá nhiều trách nhiệm vì ngại từ chối, ôm đồm dẫn đến tình trạng quá tải. Tuy nhiên, việc từ chối 1 cách khéo léo những công việc không đúng chức năng nhiệm vụ, vượt quá thẩm quyền… không chỉ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng mà còn giúp bảo vệ sức khoẻ tinh thần, hãy chia sẻ, truyền đạt một cách rõ ràng với đồng nghiệp hoặc cấp trên về những gì bạn có thể đảm nhận để nhận được sự sẻ chia, thông cảm và hỗ trợ.
- Xây dựng mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp thông qua các hoạt động của Công đoàn, văn thể mỹ, các hoạt động chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho thành viên…tuân thủ Bộ quy tắc ứng xử đã được ban hành để tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, an toàn.

Hy vọng bài viết sẽ đem đến cho quý bạn đọc những góc nhìn khác nhau về “Áp lực” nhất là trong công việc để chúng ta cùng 3W - 3N - 3T