GIAO QUYỀN & UỶ QUYỀN – HIỂU ĐÚNG ĐỂ VẬN HÀNH AN TOÀN, HIỆU QUẢ TẠI AMV

Trong một Tập đoàn Y tế vận hành đa lĩnh vực như AMV, nơi mỗi quyết định đều gắn với trách nhiệm pháp lý, tài chính, kết quả kinh doanh, an toàn người bệnh và uy tín thương hiệu, việc sử dụng đúng giao quyền và uỷ quyền không chỉ là kỹ năng quản trị mà còn là một yêu cầu mang tính văn hoá tổ chức.

Thực tế cho thấy, nhiều rủi ro phát sinh không đến từ năng lực chuyên môn, mà đến từ sự nhầm lẫn giữa hai khái niệm này: giao quyền bị hiểu thành uỷ quyền, uỷ quyền lại bị sử dụng như giao quyền, dẫn đến quyết định vượt thẩm quyền, trách nhiệm không rõ ràng, hoặc ngược lại khiến lãnh đạo trở thành “nút thắt cổ chai”, làm chậm toàn bộ hệ thống.

Vì vậy, việc hiểu đúng - dùng đúng - kiểm soát đúng hai khái niệm này là yêu cầu quan trọng đối với mọi cấp quản lý và nhân sự nòng cốt tại AMV.
Về bản chất, giao quyền là việc chuyển giao ổn định và dài hạn nhiệm vụ, trách nhiệm cùng quyền hạn tác nghiệp cho cấp dưới nhằm phát triển năng lực, chia sẻ trách nhiệm và tăng hiệu suất tổ chức, trong khi uỷ quyền là sự chỉ định tạm thời (giải pháp tình huống) để một cá nhân thay mặt lãnh đạo ký, quyết định hoặc đại diện trong một phạm vi, thời hạn và mức độ rủi ro đã được xác định rõ ràng, với mục tiêu đảm bảo tính liên tục và tốc độ xử lý công việc.

Việc nhầm lẫn giữa giao quyền và uỷ quyền có thể gây ra hậu quả:

Tình trạng người được uỷ quyền hiểu lầm hoặc cố ý hiểu sai phạm vi trách nhiệm mà dẫn dến việc lạm quyền hoặc vượt quyền, đưa ra các quyết định/hành động vượt quá thẩm quyền của mình. Đặc biệt có những công việc quan trọng, những tình huống đòi hỏi có sự quyết định của người được giao quyền thì người được uỷ quyền lại ngộ nhận và quyết định thay, không đúng với thẩm quyền được giao.

Tình trạng giao quyền và uỷ quyền “vô tội vạ” nghĩa là đem hết công việc và trách nhiệm của mình giao quyền, uỷ quyền cho nhiều người dẫn đến việc xung đột giữa các đơn vị/ phòng ban, các bộ phận phối hợp không rõ ai có quyền gì, thẩm quyền và trách nhiệm đến đâu, gây mất niềm tin nội bộ, ảnh hưởng đến văn hoá tổ chức.

Trường hợp người được giao quyền hiểu mình là người được uỷ quyền sẽ dẫn đến tình trạng lãnh đạo là “nút thắt cổ chai”, không kịp thời ra quyết định phù hợp, phải “chờ, xin ý kiến chỉ đạo…”  làm chậm tiến độ công việc và đôi khi đánh mất cơ hội hợp tác, kinh doanh. Đồng thời ảnh hưởng đến kết quả phối hợp giữa các đơn vị/ bộ phận trong toàn hệ thống.

Tình trạng giao quyền, uỷ quyền không rõ ràng hoặc không đúng người sẽ có nguy cơ dẫn đến việc rủi ro pháp lý – tài chính, ảnh hưởng đến kết quả chung của đơn vị và gây nguy hiểm cho hệ thống. Vì vậy, việc giao quyền và uỷ quyền đúng người, đúng việc, đúng thẩm quyền, đúng trách nhiệm là rất quan trọng, giao đúng sẽ thúc đẩy tốc độ giải quyết công việc, ngược lại giao sai người sẽ có thể gặp rủi ro, cá biệt có trường hợp giao không đúng người gây chia rẽ, mất đoàn kết nội bộ, thậm chí tan rã cả một tổ chức.  
 
Vậy khi nào nên giao quyền ? Việc giao quyền nên được áp dụng khi:
- Công việc ổn định, lặp lại, nhiều tác nghiệp
- Nhân sự đã có độ chín về năng lực chuyên môn, thái độ và tinh thần trách nhiệm
- Đơn vị đã xây dựng được đội ngũ kế cận
- Lãnh đạo cần tập trung vào Chiến lược – định hướng – kiểm soát
- Cần tăng tốc độ phối hợp giữa các phòng, ban, đơn vị

Không nên giao quyền khi :
- Công việc đòi hỏi phán đoán chiến lược hoặc độc quyền
- Nhân sự chưa đủ kinh nghiệm hoặc tư duy quản trị rủi ro
- Quy trình chưa được chuẩn hoá
- Nguy cơ xung đột lợi ích hoặc rủi ro cao

Khi nào thì nên uỷ quyền ? Uỷ quyền phù hợp khi
- Lãnh đạo vắng mặt nhưng hoạt động cần quyết định kịp thời
- Có một việc cụ thể cần người thay mặt hoặc xử lý
- Dự án, hồ sơ, công việc cần đại diện trong một phạm vi xác định
- Phát sinh tình huống cần phản ứng nhanh để đảm bảo tính liên tục

Không uỷ quyền khi:
- Quyết định mang tính chiến lược, tài sản lớn
- Liên quan đến nhân sự cấp cao
- Vượt hạn mức tài chính cho phép
- Rủi ro pháp lý cao
- Xung đột lợi ích
- Nhân sự được uỷ quyền không phù hợp gây mất đoàn kết nội bộ
 
Để giao quyền và uỷ quyền hiệu quả cần đảm bảo nguyên tắc:

AN TOÀN 
- Việc giao quyền phải gắn với khung năng lực rõ ràng, theo quy trình (SOP)
- Phê duyệt theo hạn mức để đảm bảo an toàn, phòng tránh thiệt hại, rủi ro lớn
- Thông tin minh bạch, báo cáo phản hồi, kiểm soát đầy đủ
- Uỷ quyền phải bằng văn bản và có thời gian

CÂN BẰNG:
          - Không giao quyền quá nhiều cho 1 người gây quá tải công việc với người được giao
          - Không giao hết quyền của mình cho nhiều người cùng một lúc gây khó cho các đơn vị, bộ phận khi phối hợp làm việc
          - Không giữ quá chặt gây tắc ngẽn, cần hiểu rõ, hiểu đúng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ để xử lý công việc đảm bảo tiến độ và tốc độ
          - Giao quyền và uỷ quyền đúng người, đúng vai, đúng việc và đúng năng lực, sở trưởng chuyên môn của người được giao
          - Tiến trình ngang mượt mà, tiến trình dọc minh bạch, thông suốt, không “mất tín hiệu”  
         
Nói tóm lại, Giao quyền đúng giúp phát triển năng lực và tăng hiệu suất dài hạn, Uỷ quyền đúng giúp đảm bảo liên tục và tăng tốc quyết định ngắn hạn. Muôn tổ chức vận hành an toàn và bền vững cần 3 yếu tố: Quyền phải rõ – thông tin phải thông và kiểm soát phải chặt

Việc hiểu đúng về Giao quyền và Uỷ quyền không phải chỉ để làm đúng mà còn là kỹ năng quản trị và văn hoá trách nhiệm, an toàn mà AMV đã và đang hướng tới. Việc áp dụng đúng và trúng giao quyền giúp AMV xây dựng đội ngũ kế cận, tăng tính chủ động và phối hợp giữa các Dòng quản trị, còn uỷ quyền giúp tổ chức phản ứng nhanh trước các tình huống phát sinh mà vẫn giữ được kiểm soát. Ngược lại, nếu quyền hạn không rõ, thông tin không thông suốt và cơ chế giám sát không chặt chẽ, cả hai công cụ này đều có thể trở thành nguồn phát sinh rủi ro.

Vì vậy, AMV nhất quán quan điểm: giao quyền và uỷ quyền là giải phóng lãnh đạo nhằm thúc đẩy tư duy sáng tạo, tư duy đột phá từ người quản trị, quản lý để đào tạo nguồn nhân lực kế cận, tuy nhiên phải gắn với khung năng lực, quy trình chuẩn, hạn mức phê duyệt và cơ chế báo cáo minh bạch; phải được phân bổ đúng người, đúng việc, đúng năng lực để vừa đảm bảo an toàn vận hành, vừa duy trì nhịp độ phát triển bền vững. Hiểu đúng để làm đúng, phân quyền rõ ràng để hành động hiệu quả – đó chính là nền tảng giúp AMV vận hành thông suốt hôm nay và phát triển vững chắc trong tương lai.