OKRs - LÀM QUEN VỚI CÔNG CỤ QUẢN TRỊ MỤC TIÊU HIỆU QUẢ

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đối mặt với áp lực cạnh tranh khốc liệt và tốc độ thay đổi nhanh chóng, việc xác định rõ mục tiêu và đo lường hiệu suất trở thành yếu tố sống còn. Không chỉ dừng lại ở việc “làm việc chăm chỉ”, các tổ chức hiện đại cần “làm việc đúng mục tiêu, đúng hướng”. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp hàng đầu thế giới đã lựa chọn OKRs – một công cụ quản trị mục tiêu hiện đại – như một phương pháp giúp tạo sự đột phá trong hiệu suất làm việc và tăng trưởng bền vững.

OKRs bắt nguồn từ MBO (Quản trị theo mục tiêu), một khung quản lý được giới thiệu bởi Peter Drucker vào năm 1954 nhưng bị hạn chế vì sự thiếu liên kết giữa và thiếu linh hoạt trong quản lý hiệu suất. Vào những năm 1970, Andy Grove, CEO của Intel, đã cải tiến mô hình MBO để tạo ra một hệ thống quản lý mục tiêu hiệu quả hơn, đặt nền móng cho sự ra đời của OKRs.

Năm 1999, John Doerr mang OKRs đến với Google khi công ty này chỉ có khoảng 40 nhân sự và Doerr đã nói  “ Ý tưởng của OKRs là bạn có thể đạt được sự liên kết trong toàn tổ chức, tập trung vào những điều quan trọng nhất và đo lường sự tiến bộ một cách rõ ràng.”  Sau khi thành công ở Google, nhiều công ty công nghệ lớn như LinkedIn, Twitter, Uber, Airbnb, Microsoft cũng bắt đầu áp dụng OKRs để tối ưu hiệu suất làm việc. Ngày nay OKRs không chỉ được sử dụng trong các công ty công nghệ mà còn được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, giáo dục, y tế và phi lợi nhuận

Ở Việt Nam, OKRs bắt đầu được quan tâm trong khoảng từ năm 2018 trở đi, khi nhiều doanh nghiệp tìm kiếm các mô hình quản lý linh hoạt, giúp tối ưu hiệu suất làm việc. Một số Công ty tiêu biểu áp dụng OKRs: FPT, VNG, Tiki, Shopee, Viettel, Vingroup….  Vậy OKRs là gì ?

OKRs là phương pháp quản trị bằng Mục tiêu và các Kết quả chính/Kết quả then chốt. Trong đó O là viết tắt của Objecttives, KRs là viết tắt của Key Results. Objective là đích đến, nơi ta muốn đến, điều ta muốn đạt được ; Key Results là những con số chứng minh rằng ta đã đạt được Objective.

Một chu kỳ thực hiện OKRs (thường là 3 tháng hoặc có thể lâu hơn), mỗi tổ chức có từ 3 đến 5 bộ OKRs, mỗi Objective sẽ có từ 3 đến 5 Key Results. Mỗi thành viên trong tổ chức cũng sở hữu bộ OKRs của riêng mình phù hợp với mục tiêu chung. Hay nói theo cách khác theo chu kỳ 3 tháng/lần, toàn bộ thành viên trong tổ chức sẽ có từ 3 đến 5 mục tiêu, mỗi mục tiêu sẽ có từ 3 đến 5 Kết quả chỉnh cần thực hiện để đạt được Mục tiêu.

Lợi ích của OKRs như thế nào?
John Doerr đã đưa ra 5 lợi ích của OKRs được mô tả bằng 5 từ viết tắt F.A.C.T.S
F: Focus – Tập trung (Việc tập trung vào chỉ tiêu quan trọng mang lại cho tổ chức sự tập trung và cơ sở để đánh giá)
A: Alignment - Căn chỉnh (Cá nhân và nhóm gắn kết các hoạt động của họ với tầm nhìn của toàn Công ty)
C : Commitment – Cam kết ( OKRs có xu hướng nhân viên và đội ngũ sẽ tự viết ra mục tiêu và cam kết thực hiện có kết quả)
T: Tracking – Theo dõi ( Mỗi OKRs nên được theo dõi thông qua hệ thống đo lường khi chúng được viết ra)
S : Stretching – Kéo giãn (OKRs giúp tổ chức đi xa hơn những gì họ có thể)
Tư tưởng cốt lõi của  OKRs là có thể giúp một tổ chức tập trung, cam kết, kết nối, theo dõi thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, mỗi lúc một chút, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ có thể.

Theo định nghĩa và lợi ích của OKRs, chúng ta nghe có phần  giống với KPIs, tuy nhiên về bản chất OKRs và KPIs khác nhau ở những điểm sau:

Nếu như nói KPIs là chỉ số đo lường sức khỏe hiện tại của tổ chức, thì OKRs xuất hiện như một động lực thúc đẩy tổ chức tiến về phía trước, giúp định hướng chiến lược và tạo ra sự đột phá. Hai phương pháp này có thể tồn tại song song và bổ trợ cho nhau: KPI tập trung vào duy trì hiệu suất ổn định, trong khi OKRs giúp tổ chức đặt ra những mục tiêu tham vọng để phát triển vượt bậc.

OKRs hay như vậy có lợi như vậy thì khi nào tổ chức cần sử dụng OKRs?
Một tổ chức sẽ bắt đầu quan tâm tới việc thực thi quản trị một cách bài bản khi bắt đầu gặp các vấn đề, đa số là như vậy. Nhân sự có dấu hiệu mất tập trung? Quy trình chồng chéo, gây ra nhiều nhức nhối? Sự an toàn của tổ chức bị đe dọa? Lãnh đạo bận bịu quá mức và mong muốn được giải phóng bản thân? Tổ chức có tham vọng lớn, mong muốn phát triển vượt bậc… “Nỗi đau” của tổ chức thường đóng vai trò như một chất xúc tác mạnh mẽ tạo ra sự quyết tâm thay đổi và cũng là tiền đề quan trọng để bắt đầu ứng dụng bất kỳ mô hình quản trị nào. Áp dụng OKRs vào tổ chức không phải chỉ là việc đưa một  công cụ làm việc, mà nó đòi hỏi mọi người trong tổ chức cần phải thay đổi suy nghĩ, tư duy và cách giao tiếp.

Định nghĩa OKRs đơn giản, nhưng sẽ có rất nhiều khó khăn khi triển khai, phần lớn khó khăn đến từ các thói quen chưa tốt của Người lao động (thói quen ngại giao tiếp trao đổi, thiếu cam kết, Nhân viên không có động lực, thói quen giao việc chuyên quyền hay tính hay thay đổi của Sếp…). OKRs không phải là cây đũa thần, không thể ngay lập tức OKRs giúp cá nhân hay tổ chức trở nên mạnh mẽ lên được. Hãy bắt đầu OKRs là những mục tiêu cam kết rồi đến mục tiêu tham vọng (hay còn gọi là mục tiêu mở rộng, mục tiêu kéo giãn).
Liên hệ thực tiễn ở AMV Group
OKRs vẫn còn là một khái niệm tương đối mới đối với nhiều người trong hệ thống AMV Group, nhưng trong quá trình hoạt động, có thế đã có những Cá nhận, bộ phận hay ngành hàng nào đó vô tình hoặc đã vận hành theo tinh thần OKRs.

Anh (chị ) có thể đánh giá lại thông qua việc, bản thân đã đưa ra mục tiêu theo quý (O) và chia nhỏ các đầu mục thực hiện để đo lương (tương ứng với các KRs), đã có sự liên kết mục tiêu của anh (chị) với mục tiêu của đội nhóm rồi đến mục tiêu của Tập đoàn hay chưa? Và có sự đánh giá tiến độ định kỳ hay chưa?...

Theo ý kiến cá nhân của người viết bài “Chiến dịch 12 con giáp thắp sáng chân nến”  chúng ta có Objective (mục tiêu) “ thắp sáng chân nến” với các Key Rersult để chứng minh là các các con số như top 30 doanh số cao, chỉ số liên quan đến mở rộng nguồn nhân lực, chỉ số dự án 6800, chỉ số khách hàng mới… 12 Con giáp xây dựng OKRs cam kết của riêng của mình để phù hợp và đạt được mục tiêu chung của chiến dịch.  Đây chính là biểu hiện điển hình của OKRs mặc dù chưa được gọi tên.

AMV Group có nên triển khai OKRs?
AMV Group hoạt động trong lĩnh vực y tế, có hệ thống văn phòng , chi nhánh tại nhiều vùng miền trong cả nước. AMV có ngành hàng mới được triển khai, có ngành hàng còn nhiều dư địa để phát triển, nguồn lực có thể khai thác thêm  và có tham vọng tăng trưởng. OKRs sẽ là công cụ quản trị giúp AMV biến tham vọng thành hành động, và hành động có đo lường.

AMV có hệ thống phần mềm 4.0 chấm điểm Ki/KPI đó là phần mềm bán hàng, phần mềm báo cáo Myplan. Cho thấy rằng đây là nền tảng để AMV có thể triển khai OKRs một cách thuận lợi, bởi hệ thống công nghệ đã sẵn sàng phục vụ cho quản trị mục tiêu hiện đại.

OKRs giúp đồng nhất mục tiêu từ doanh nghiệp đến cá nhân. Như vậy, thay vì "ai cũng bận nhưng không rõ để làm gì", mọi ngưới sẽ cùng hướng về những mục tiêu có đo lường và theo dõi. OKRs cũng giúp các phòng ban gián tiếp cấp độ 1 đo lường được hiệu quả công việc mình, đo lường được những đóng góp vào mục tiêu chung, thay vì chỉ là "bộ phận phục vụ".

Tạo văn hóa chủ động, cam kết và minh bạch, OKRs khuyến khích các cá nhân tự viết mục tiêu, cam kết và có trách nhiệm theo dõi. Như vậy sẽ chuyển từ "làm việc theo giao việc" sang "làm việc theo mục tiêu". Mọi ngưới sẽ thấy "việc tôi làm đóng góp gì vào thành công chung của hệ thống?". Qua đó, giúp tinh thần chu̇ động, kỉ luật và chuyên nghiệp hơn.

OKRs không phải là một công cụ thần kỳ. Không cần phải thay đổi mọi thứ một lúc. Chúng ta có thể bắt đầu OKRs từ những mục tiêu nhỏ, mục tiêu cam kết, quen dần cách đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi kết quả cụ thể. Với tinh thần cầu thị, nền tảng có sẵn, AMV hoàn toàn có thể từng bước áp dụng OKRs hiệu quả – vừa phù hợp với thực tế, vừa hướng tới sự phát triển lâu dài.

Tài liệu tham khảo:   OKRs-Hiểu đúng & làm đúng (VNOKRs)
                         Work Rules-Quy tắc làm việc của Google
                        https://youtube.com/watch?v=aSne0Iy0o8A&si=-vxzJhiotynpEyoV