MẤT KẾT NỐI

KHI QUẢN LÝ TRUNG GIAN MUỐN “BỊT MẮT” LĐQL CẤP TRÊN, CÒN NHÂN VIÊN THÌ MUỐN “GIẤU ĐI” MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Trong môi trường doanh nghiệp, thông tin là yếu tố quan trọng để lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác, nguồn thông tin còn hỗ trợ việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. 

Tuy nhiên, có hai xu hướng phổ biến có thể ảnh hưởng đến tính minh bạch và hiệu quả của tổ chức, đó cũng là khó khăn chung của rất nhiều Tổ chức đang gặp phải trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Nó bao gồm hai xu thế sau: Quản lý trung gian che giấu hoặc bóp méo thông tin nhằm kiểm soát dòng chảy dữ liệu lên cấp trên. Nhân viên không muốn mô tả chi tiết công việc mình đang làm, có thể vì lo ngại bị đánh giá hoặc mất đi vị trí độc quyền.

Hai hiện tượng này thường xuất phát từ sự thiếu tin tưởng giữa các cấp quản lý và nhân viên. Trong nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo thường không thể trực tiếp kiểm soát toàn bộ quy trình làm việc, họ phụ thuộc vào thông tin được báo cáo từ cấp trung gian. Khi quản lý trung gian thấy rằng việc giữ kín hoặc điều chỉnh thông tin có thể mang lại lợi ích cá nhân, họ có xu hướng kiểm soát dòng thông tin một cách có chọn lọc.

Mặt khác, nhân viên cũng có lý do riêng để giấu đi mô tả công việc cụ thể của mình. Việc minh bạch quá mức có thể khiến họ mất đi sự chủ động hoặc bị áp đặt trách nhiệm nhiều hơn mà không có sự công nhận tương xứng. Khi cả hai bên đều có động cơ giữ kín thông tin, sự thiếu minh bạch trong doanh nghiệp trở thành một vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến năng suất, sự tin tưởng và sự phát triển chung của tổ chức.

Quản lý cấp trung (Middle manager) là các nhà quản trị thuộc cấp quản lý trung gian trong bộ máy cơ cấu của tổ chức. Bộ phận này hoạt động dưới sự điều hành của các nhà lãnh đạo cấp cao, đồng thời dẫn dắt, quản lý các nhân viên cấp dưới. Quản lý cấp trung chính là cánh tay đắc lực của ban lãnh đạo cấp cao trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh, vận hành hệ thống quản lý, đảm bảo sự thống nhất, liền mạch của một doanh nghiệp.
        
Quản lý trung gian muốn “bịt mắt” LĐQL cấp trên có thể được định nghĩa là hành vi của các cấp quản lý trung gian trong doanh nghiệp nhằm kiểm soát, che giấu hoặc bóp méo thông tin trước khi báo cáo lên lãnh đạo cấp cao. Điều này thường xuất phát từ mong muốn duy trì quyền lực, bảo vệ vị trí, hoặc thao túng quyết định của công ty để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc nhóm lợi ích riêng.

Mục đích chính dẫn đến việc Quản lý trung gian muốn bịt mắt ông bà chủ nhằm giúp cho họ đảm bảo được các vấn sau:
* Bảo vệ vị trí: Họ muốn duy trì sự quan trọng của mình bằng cách giữ độc quyền về thông tin.
* Kiểm soát quyền lực: Khi cấp trên không có thông tin đầy đủ, quản lý trung gian có thể thao túng các quyết định theo hướng có lợi cho cá nhân hoặc nhóm lợi ích.
* Tránh trách nhiệm: Nếu thông tin không được báo cáo đầy đủ, họ có thể đổ lỗi cho những yếu tố khách quan hoặc nhân viên cấp dưới. Một số quản lý trung gian có thể che giấu các vấn đề thực sự xảy ra tại đơn vị hoặc đội nhóm của mình để tránh bị quy trách nhiệm hoặc mất uy tín.
* Tạo hình ảnh cá nhân: Khi kiểm soát thông tin, họ có thể chọn lọc những gì được báo cáo để nâng cao vị thế của bản thân, khiến cấp trên nghĩ rằng họ đóng vai trò không thể thay thế.
* Gây nhiễu thông tin: Một số quản lý trung gian cố tình tạo ra sự mập mờ trong thông tin để LĐQL cấp trên không thể có cái nhìn rõ ràng về tình hình thực tế của doanh nghiệp. Khi quản lý trung gian che giấu thông tin, lãnh đạo dễ bị bóp méo nhận thức, dẫn đến các quyết định sai lầm, gây tổn hại đến hiệu suất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Mô tả công việc (JD) là tài liệu chi tiết hóa trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn và yêu cầu của một vị trí cụ thể. JD giúp:
- Định hình rõ kỳ vọng đối với nhân viên.
- Làm cơ sở để đánh giá hiệu suất và phân công công việc.
- Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong tổ chức. Nhân viên muốn “giấu” mô tả công việc có thể được định nghĩa là hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp cố tình giữ kín hoặc không chia sẻ đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, quy trình làm việc hoặc trách nhiệm của mình.
     
Tuy nhiên, khi nhân viên muốn giấu hoặc không muốn công khai chi tiết JD của mình, điều này có thể phản ánh các vấn đề cá nhân hoặc hệ thống trong tổ chức. Nguyên nhân xuất phát từ những vấn đề cụ thể:
* Lo ngại bị thay thế: Nếu công việc của họ được mô tả quá rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm người khác thay thế với chi phí thấp hơn.
* Giữ lợi thế cá nhân: Những kỹ năng hoặc quy trình độc quyền giúp họ có chỗ đứng trong tổ chức.
* Che giấu phạm vi công việc hạn chế: Nhân viên có thể đang làm ít hơn so với trách nhiệm được giao hoặc không đủ năng lực hoàn thành công việc. Nếu JD được công khai, họ lo ngại sẽ bị đánh giá kém hoặc mất cơ hội thăng tiến.
* Độc quyền kiến thức hoặc kỹ năng: Một số nhân viên không muốn chia sẻ chi tiết công việc vì sợ người khác học hỏi và thay thế họ, làm giảm tầm quan trọng của họ trong tổ chức.
* Tránh bị giao thêm việc: Sợ tăng khối lượng công việc nghĩa là nếu JD quá rõ ràng, lãnh đạo hoặc đồng nghiệp có thể tận dụng để giao thêm nhiệm vụ mà nhân viên cảm thấy không thoải mái.
* Né tránh trách nhiệm mở rộng: Nhân viên không muốn bị buộc phải làm các công việc khác ngoài phạm vi ban đầu, đặc biệt nếu không được trả thêm lương hoặc không có sự hỗ trợ đầy đủ.
* Sợ bị đánh giá thấp: Nếu mô tả công việc quá rõ ràng, quản lý có thể nhận ra rằng một số nhiệm vụ có thể đơn giản hơn so với kỳ vọng, từ đó gây bất lợi cho nhân viên trong việc đàm phán lương thưởng.
* Tạo ra sự phụ thuộc: Khi chỉ có họ mới nắm rõ công việc, họ trở thành nhân tố không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, từ đó có thể đòi hỏi quyền lợi cao hơn. Nhân viên giấu công việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung mà còn khiến tổ chức gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân sự thay thế hoặc tối ưu hóa quy trình làm việc.
Một vấn đề quan trọng khác là hiện tượng “bịt mắt hai chiều” trong doanh nghiệp: Lãnh đạo không cập nhật thông tin cho CEO: Các cấp quản lý cấp cao có thể chỉ chọn báo cáo những gì có lợi hoặc che giấu những điểm yếu trong hoạt động. Nhân viên không báo cáo đầy đủ cho quản lý trực tiếp: Họ có thể giữ lại thông tin quan trọng, chỉ báo cáo theo hướng có lợi cho bản thân hoặc tránh bị giao thêm việc. Vòng luẩn quẩn thông tin: Khi quản lý cấp trung giấu thông tin với lãnh đạo, nhân viên cấp dưới cũng có xu hướng che giấu thông tin với quản lý trung gian. Điều này tạo ra một hệ thống thiếu minh bạch, trong đó thông tin bị bóp méo ở nhiều cấp độ.

Hệ lụy của thiếu minh bạch

Khi cả quản lý trung gian và nhân viên đều có xu hướng che giấu thông tin, doanh nghiệp sẽ đối mặt với những hậu quả sau:
* Quyết định sai lầm ở mọi cấp độ: Khi thông tin không được truyền tải đầy đủ, BLĐ có thể đưa ra các quyết định chiến lược sai lệch dựa trên dữ liệu thiếu chính xác hoặc không cập nhật.
* Giảm hiệu suất làm việc: Nhân viên không chia sẻ quy trình có thể dẫn đến sự trì trệ, không tối ưu hóa được năng suất. Quy trình phối hợp giữa các bộ phận gặp khó khăn, gây chậm trễ và sai sót trong công việc. Tổ chức có thể mất cơ hội cải tiến do thông tin quan trọng không được chia sẻ đúng lúc.
* Mất lòng tin trong tổ chức: Khi thông tin không minh bạch, sự nghi ngờ giữa các cấp sẽ gia tăng, làm giảm tinh thần làm việc, gia tăng căng thẳng và mẫu thuẫn nội bộ.
* Khả năng thích ứng kém: Doanh nghiệp khó thích ứng với thay đổi nếu thông tin không lưu chuyển thông suốt, gây ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định chiến lược.
* Kìm hãm sự sáng tạo và cải tiến: Văn hóa “giữ kín thông tin” sẽ khiến các Tổ chức chậm thích nghi với sự thay và bỏ lỡ các cơ hội đổi mới.
* Ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa che giấu thông tin sẽ lan rộng nếu không được kiểm soát, dẫn đến sự trì trệ và tâm lý “ai cũng làm vậy”.

Giải pháp cân bằng Minh bạch và Quyền lợi

Để giải quyết tình trạng thiếu minh bạch và nguồn thông tin không được thông suốt, doanh nghiệp cần áp dụng một số biện pháp:
* Xây dựng văn hóa minh bạch: Tạo môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ thông tin.
* Áp dụng hệ thống báo cáo rõ ràng: Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp lãnh đạo nắm rõ tình hình mà không phụ thuộc vào trung gian, khuyến khích phản hồi trung thực và đảm bảo thông tin được cập nhật thường xuyên. Ứng dụng AI vào phân tích báo cáo để tránh tình trạng dữ liệu bị "bóp méo" theo ý chủ quan.
* Tăng cường Truyền thông Nội bộ để Thông tin thông suốt : Khuyến khích văn hóa phản hồi, nơi nhân viên có thể đóng góp ý kiến mà không lo bị phạt. Duy trì các kênh trao đổi như email nội bộ, bản tin, họp định kỳ, nhóm làm việc trên các nền tảng mạng xã hội
* Kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Định kì kiểm tra, đánh giá quy trình làm việc để hạn chế việc che giấu và thiếu hụt nguồn thông tin.
* Tăng cường giám sát đa chiều: Lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin từ nhiều nguồn thay vì chỉ phụ thuộc vào quản lý trung gian.
* Đào tạo và phát triển nhân viên: Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của minh bạch và trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác. Giúp nhân viên hiểu rằng việc minh bạch công việc không chỉ giúp doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện để họ được công nhận và phát triển.
* Tạo cơ chế phản hồi hai chiều: Nhân viên cần có cơ hội đóng góp ý kiến và cấp LĐQL cũng phải minh bạch về những quyết định dựa trên thông tin mà họ nhận được.
* Tạo động lực tích cực: Tạo động lực bằng việc thưởng cho sự minh bạch và trách nhiệm thay vì chỉ xử lí vi phạm.

Kết Luận

Thiếu minh bạch trong quản lý có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Việc cân bằng giữa lợi ích của từng cá nhân và sự phát triển chung là yếu tố then chốt giúp tổ chức hoạt động hiệu quả. Khi thông tin được lưu chuyển minh bạch, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa năng suất mà còn xây dựng được lòng tin vững chắc giữa các cấp quản lý và nhân viên. Doanh nghiệp cần có những biện pháp cụ thể để khuyến khích tính minh bạch, đồng thời tạo động lực để mọi cá nhân trong tổ chức hợp tác vì sự phát triển chung. Minh bạch giúp xây dựng lòng tin, nhưng nếu không kiểm soát tốt có thể làm lộ bí mật kinh doanh và ảnh hưởng đến quyền lợi doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần minh bạch có chiến lược - chia sẻ thông tin phù hợp với từng đối tượng, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đồng thời áp dụng công nghệ và quy trình kiểm soát chặt chẽ nhằm tăng hiệu quả để hoàn thành các mục đích chung.

Liên hệ thực tiễn với AMV

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, AMV đang thực hiện chiến lược làm phẳng thông tin, đảm bảo mọi cấp độ trong Tập đoàn có thể tiếp cận đầy đủ và kịp thời các luồng dữ liệu quan trọng. Đây là bước đi nhằm tối ưu hóa quá trình ra quyết định, nâng cao hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
 Hiện nay, AMV đã và đang sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại phục vụ các tuyến hoạt động chính, bao gồm: Sơ đồ tuyến bán hàng, Hệ thống chấm công nhận diện bằng khuôn mặt (Biface), Báo cáo công việc trên Phần mềm Myplan, CRM - Trung tâm giao dịch, Tender 4.0,… Việc triển khai các nền tảng này giúp đảm bảo dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, tăng tính minh bạch và giảm thiểu sai sót trong quy trình vận hành.
AMV khuyến khích mô hình thông tin hai chiều, trong đó :
* Tiến trình dọc: Đảm bảo các thông tin chiến lược từ lãnh đạo được truyền tải rõ ràng đến từng cấp, đồng thời thông tin phản hồi từ nhân viên được ghi nhận đầy đủ.
* Tiến trình ngang: Tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban, giúp việc phối hợp trở nên linh hoạt, nhanh chóng hơn.
* Chuyển đổi số 4.0: AMV đã thiết lập các nhóm làm việc chuyên sâu, sử dụng các nền tảng công nghệ để tăng tốc độ truyền tải thông tin và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
Nhằm nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, AMV đã thành lập Ban chuyên ngành Qi, thuộc dòng số 7S.6. Đây là một sáng kiến quan trọng nhằm: Đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác, nhanh chóng và không bị nghẽn, Tối ưu hóa hệ thống thông tin, giúp giảm thiểu sự chồng chéo và gián đoạn, Góp phần đẩy nhanh chiến lược làm phẳng thông tin, giúp Tập đoàn vận hành hiệu quả hơn.
Mục tiêu cốt lõi của AMV là xây dựng một hệ thống thông tin thông suốt, minh bạch, trong đó dữ liệu được cập nhật liên tục và sẵn sàng cho mọi cấp độ quản lý. Điều này giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào từng cá nhân, hạn chế rủi ro khi thay đổi nhân sự và hướng đến mô hình vận hành không cần bàn giao.

Với những bước đi chiến lược này, AMV không chỉ tối ưu hóa nội bộ mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.